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O que é Gestão do Conhecimento e como aplicar na minha empresa?

O que é Gestão do Conhecimento e como aplicar na minha empresa?
Você já parou para pensar na quantidade de conhecimento que existe dentro de uma empresa? Atualmente, é muito comum ouvirmos falar nos ambientes organizacionais em gestão do conhecimento, gestão do capital intelectual, gestão das competências e tantos outros conceitos relacionados. Mas o que é a gestão do conhecimento, como iniciar neste processo e como a minha empresa pode se beneficiar de suas práticas? 

A definição

Academicamente, podemos definir gestão do conhecimento como “a capacidade de gerenciar, descobrir, mapear, classificar, captar, distribuir, criar, multiplicar e reter conhecimento com eficiência, eficácia e efetividade para que uma organização se coloque em posição de vantagem competitiva em relação às outras para gerar lucro e garantir sua sobrevivência e expansão no mercado” (Druker, 1990). 

Os autores Nonaka e Takeuchi (1997) definem a gestão do conhecimento como um “processo interativo de criação do conhecimento organizacional, definindo-o como a capacidade que uma empresa tem de criar conhecimento, disseminá-lo na organização e incorporá-lo a produtos, serviços e sistemas”.

Parece complicado, não? Mas na prática pode ser bem mais simples. O conceito em geral engloba uma série de práticas que já são adotadas pelas empresas, que se resumem em identificar e analisar os conhecimentos disponíveis e desejáveis para o desenvolvimento das pessoas e as atividades da organização. A gestão do conhecimento consiste efetivamente na administração dos ativos de conhecimento de uma empresa.

Por onde começar?

O conhecimento permeia toda a empresa: está na mente das pessoas, agrupado nos departamentos e representado nos processos executados. A soma do conhecimento de todos em uma organização, construindo a memória organizacional, resulta no que se chama de seu capital intelectual.

Para construir o ciclo de conhecimento, é necessário, primeiro, identificar (criar ou capturar) quais são os conhecimentos e know-how sobre atividades da empresa, o que as pessoas já possuem ou precisam ainda desenvolver para desempenhar as suas tarefas. Basicamente, é preciso mapear quem sabe o quê e onde está a informação ou como procurá-la para resolver um determinado problema. Depois, é preciso compreender como as atividades essenciais da empresa se relacionam, como o conhecimento é compartilhado e disseminado por meio de um desenho de processos ou um mapa de conhecimento. 

O passo final é a validação e avaliação do que é possível aprimorar e quais as capacidades precisam ser desenvolvidas, para a aquisição e aplicação do conhecimento nas ações pessoais e organizacionais. Deste modo, a empresa poderá funcionar de forma mais eficiente.

O desafio da retenção do conhecimento

É um grande desafio para as empresas lidar com o conhecimento que é criado e acumulado por anos por um colaborador e que pode ser perdido de uma hora para outra. Para isso, é preciso que elas encontrem um mecanismo para registrar e transferir esta experiência, e uma das melhores práticas neste sentido é incorporando-as aos processos. 

Programas de retenção de conhecimentos em geral se baseiam em 3 pilares (conhecidos como 3C’s): Capturar, Codificar e Compartilhar. Desta forma, criar e documentar processos, comunicar e incentivar o trabalho em equipe, com o apoio de uma boa tecnologia de software, são a chave para o sucesso. Lembrando Servin (2005), a implementação deste programa constitui a base da cultura organizacional que se estabelece sobre 3 eixos de sustentação dos pilares acima: Tecnologia, Processos e Pessoas (liderança).

Não podemos esquecer que manter os funcionários motivados, desafiados e bem remunerados é de fundamental importância, pois a redução do turnover facilita muito a manutenção do conhecimento tácito dentro da empresa.

Os Benefícios da Gestão do Conhecimento

Ao mapear as informações relevantes, conhecimentos necessários e desejáveis, além dos processos que regem as atividades da empresa, a Gestão do Conhecimento adota práticas que trazem como principais benefícios:
  • Criação de uma base de conhecimento compartilhada por toda a organização;
  • Registro dos dados essenciais, organizados, centralizados e armazenados com segurança;
  • Organização e facilidade na localização das informações;
  • Redução dos erros e problemas causados por arquivos desatualizados e falta de comunicação;
  • Padronização de processos e procedimentos adotados pela empresa e maior fluidez nas operações;
  • Melhoria na prestação de serviços e diminuição do tempo de resposta para clientes, parceiros, fornecedores e demais colaboradores;
  • Vantagem competitiva em relação à concorrência;
  • Valorização e retenção do capital intelectual.

Por fim, não custa lembrar que o sucesso de uma empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação, está vinculado à prática de transformar seu conhecimento em resultados efetivos.

Referências:
DRUKER, PETER. (1990). Managing the Non-Profit Organization: Practices and Principles.
NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. (1997). Criação de conhecimento na empresa. Rio de Janeiro: Campus.
SERVIN, G. (2005). ABC of Knowledge Management. NHS National Library for Health. Disponível em (http://www.fao.org/fileadmin/user_upload/knowledge/docs/ABC_of_KM.pdf)
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